Warum es sich lohnt an Meeting Routinen zu arbeiten

Wieviel Zeit verbringen du, dein Team, deine Kollegen in der Woche in Meetings?

Wahrscheinlich eine ganze Menge.

Laut verschiedenen Studien* verbringen über 40% der Arbeitnehmer ein Viertel bis die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei einer 40-Stunden-Woche können das 20 Stunden pro Woche, 80 Stunden pro Monat sein. Richtig viel, oder?

Und per se auch erst mal nichts Schlechtes. Sind doch Meetings Momente persönlicher Interaktion im Unternehmen. Und dafür gedacht Themen, Probleme, Prioritäten etc. abzustimmen und gemeinsam Ideen, Lösungen und Pläne zu entwickeln.

Außerdem sind Meetings eines der Führungsinstrumente mit denen Du Zusammenarbeit ganz aktiv und direkt gestalten kannst. Sie sind eine Art Spiegel der Kultur in Teams und Organisationen und ein Ort der das Miteinander sichtbar macht.

Spannend wird es bei den folgenden Fragen:

• Wieviel Zeit in Meetings empfindest du als gut genutzte Zeit?
• Welche Ergebnisse werden in den Meetings erarbeitet?
• Setzen die Meetings Energie frei oder rauben sie uns Energie?

* zum Beispiel: Anteil von Meetings an der Arbeitszeit 2015 und 2018 | Statista

Was macht ein gutes Meeting aus?

• Es erfüllt seinen Zweck, das Ziel des Meetings wird erreicht – Purpose
• Die richtigen Meetingteilnehmer sind dabei – Menschen
• Die Struktur des Meetings unterstützt den Zweck – Struktur
• Geeignete Methoden und Tools werden eingesetzt – Methoden
• Es ist klar, worum es bei dem Meeting geht und wie es danach weitergeht – Transparenz
• Ein gutes Meeting regt an – Energie

Leitfragen für Eure Meetings

Mit den folgenden Leitfragen könnt Ihr Elemente guter Meetings für euer Team definieren:

• Purpose – Was wollen wir mit dem Meeting erreichen?
• Menschen – Wen braucht es wirklich im Meeting? Wer kann etwas beitragen?
• Struktur – Welche Struktur bringt uns zum Ziel? Wie wollen wir zusammenarbeiten?
• Methoden – Welche Methoden unterstützen uns?
• Transparenz – Ist uns klar, worum es geht und wie es nach dem Meeting weitergeht?
• Energie – Was gibt uns Energie? Was ermüdet uns?

Methoden zur Gestaltung

Es gibt eine Vielzahl von Methoden, um den Ablauf, die Struktur, das Energielevel von Meetings zu gestalten und zu verbessern. Hier meine TOP 5:

Check In und Check Out

Check In und Check Out markieren den Start- und Endpunkt eines Meetings, eines Workshops etc. Der Check In wird genutzt, um im Hier und Jetzt anzukommen, den Kopf für das Bevorstehende freizubekommen und Kontext für die anderen Teilnehmenden zu schaffen. Der Check Out schließt das Meeting ab und gibt jedem Teilnehmenden die Möglichkeit kurz zu reflektieren.
Eine Sammlung an typischen Check In/Check Out Fragen findest Du zum Beispiel hier.

Retro(spektiven)

Retros sind wie ein Schweizer Taschenmesser – für fast jede Situation geeignet, ungeheuer praktisch und passen in jede Hosentasche. Einen Einstieg in Retros gibt es hier.

Das Gesetz der zwei Füße

Dieses „Gesetz“ kommt aus dem Open Space Umfeld und setzt auf Eigenverantwortung und Freiheit. Das Gesetz der zwei Füße besagt: Teilnehmende bleiben nur so lange in einer Gruppe, wie sie es für sinnvoll empfinden und etwas beitragen und/oder etwas lernen können. Übertragen auf Meetings heißt das, wenn ich feststelle, dass ich mal wieder in einer Besprechung sitze, wo ich keinen Mehrwert einbringen oder nichts lernen kann, dann nutze ich meine zwei Füße und verlasse die Besprechung.
Grundvoraussetzung für die Anwendung: die Teilnehmenden haben sich im Vorfeld auf dieses „Gesetz“ verständigt.

Freiwilligkeit

Stell Dir vor, es kommen nur die Menschen zu Meetings, die dies auch wirklich wollen. Das sind die Menschen, die etwas beitragen wollen, die das Thema interessiert, die etwas bewegen wollen. Wie würden dann wohl die Besprechungen ablaufen? Was für Ergebnisse könntest du erwarten?
Unsicher, ob das wirklich funktionieren kann? Probiert es einfach mal aus;-)

Energiecheck

Ein Energiecheck macht einfach und schnell transparent, wie das Meeting, die Besprechung lief. Dazu kannst Du einfach am Ende eine kurze Barometer Frage stellen. Zum Beispiel: wie ist Dein Energielevel auf einer Skala von 1-10? Liegt das Energielevel der Teilnehmenden sehr niedrig, ist dies ein prima Anlass, um die Gründe dafür zu erkunden. Ganz locker in einem Gespräch oder auch in einem etwas formelleren Retroformat.